Unternehmensintern wird der Aufbau einer technischen Dokumentation – Benutzerhandbuch, technischer Leitfaden o.ä. – in einem Redaktionsleitfaden geregelt. Notwendig ist die Erstellung eines User Manuals sowie spezieller Dokumentationen jedoch für die Hersteller von Maschinen und Geräten.
Ein Beispiel hierfür: ein kleines Handwerksunternehmen entwickelt eine Maschine, mit der man z.B. Schneeräumen, Rasenmähen und Kehren kann. Diese Maschine verfügt über spezielle Vorkehrungen. Wenn das Unternehmen nun diese Maschine vertreibt, muss der Betrieb als Hersteller der Maschine ein Benutzerhandbuch erstellen. Darin enthalten sind sämtliche verbaute Bestandteile und ihre entsprechende Funktionsweise. Erklärt werden darin auch die wichtigsten Anwendungsmöglichkeiten sowie die Möglichkeiten, wie man bei bestimmten Fehlerfunktionen Abhilfe schaffen kann. Ein Benutzerhandbuch als Basis muss entsprechend in der Sprache des Herstellerlandes verfasst werden. Bestimmte Länder schreiben beim Import vor, dass das Handbuch in mindestens einer der Amtssprachen abgefasst sein muss.
Details zur Erstellung einer technischen Dokumentation können abgefragt werden bei Ramona Schittenhelm